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Versione solo testo - Camera di Commercio di Novara, 18 luglio 2018
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Regole di sottoscrizione delle pratiche



Novara, 18 luglio 2018
Ultimo aggiornamento: 06.10.2010



Avvio e gestione d'impresa



REGOLE DI SOTTOSCRIZIONE DELLE PRATICHE

Contenuto pagina

Nel quadro generale delle regole che disciplinano la tenuta del Registro Imprese, risultano di particolare complessità ed articolazione quelle che servono:
-a individuare i soggetti obbligati, o comunque autorizzati, ad eseguire gli adempimenti pubblicitari;
-a definire le modalità tecniche e le condizioni per la materiale apposizione delle sottoscrizioni.
Questa pagina ha lo scopo di fornire alcune indicazioni sintetiche, che possono aiutare a padroneggiare l'ostica materia della sottoscrizione delle pratiche destinate al Registro Imprese e al REA, senza pretendere di poterla esaurire.
La sottoscrizione delle pratiche, presenti nella Comunicazione Unica, destinate agli altri Enti può seguire regole differenti, per le quali occorrerà fare riferimento alle istruzioni degli Uffici competenti. 

FIRMATARIO PRINCIPALE DELLA PRATICA
Il "firmatario principale" è colui che con il suo intervento personale produce l'atto di impulso del procedimento amministrativo. A lui è intestata la distinta di presentazione - documento che definisce l'adempimento da eseguire, descrivendone gli estremi e riassumendone il contenuto - in cui appare come "Il sottoscritto". Deve necessariamente trattarsi di un soggetto cui la normativa ha imposto l'obbligo o conferito la facoltà di richiedere l'esecuzione di formalità pubblicitarie al Registro delle Imprese.
Il firmatario principale di una pratica sarà sempre uno di questi soggetti:
1. una persona designata dalla disposizione normativa che istituisce l'adempimento pubblicitario;
2. un soggetto, che abbia ricevuto procura speciale dalla persona di cui sopra;
3. un Notaio, per tutte le formalità dipendenti dagli atti da lui rogati o autenticati;
4. un Commercialista, nel caso della domanda di deposito dei bilanci di esercizio e delle domande di iscrizione di atti societari non notarili.

I SOGGETTI OBBLIGATI
In linea generale , la legge pone in carico a determinate persone l'obbligo di provvedere all'esecuzione degli adempimenti pubblicitari. Si tratta delle persone che, quando è prevista una sanzione per l'omissione o il ritardo nell'esecuzione dell'adempimento, sono tenuti a pagarla (in base all'art. 5 della legge 689/1981 sul procedimento sanzionatorio, ogni persona che con il suo comportamento concorre alla violazione, soggiace alla sanzione per questa disposta).
Ad ogni singolo adempimento corrispondono uno o più soggetti obbligati a prendersene cura: si consideri a titolo di mero esempio che :
-l'iscrizione degli atti costitutivi e modificativi delle società di capitali è un obbligo del Notaio;
-l'iscrizione degli atti costitutivi e modificativi delle società di persone è un obbligo degli amministratori, esteso anche al Notaio nel caso di atto costitutivo redatto in forma pubblica;
-l'iscrizione della nomina dell'amministratore di società di capitali è un obbligo che incombe personalmente sull'amministratore nominato;
-l'iscrizione della cessazione dell'amministratore di società di capitali è un obbligo dei sindaci (se previsti);
-la presentazione del bilancio finale di liquidazione di una società di capitali e dell'istanza di cancellazione di una società di qualsiasi tipo è un obbligo del liquidatore o dei liquidatori;
ecc. ecc.
Tuttavia, non mancano i casi di adempimenti per i quali la legge omette di designare i soggetti obbligati, ovvero, pur indicandoli, non stabilisce un termine entro il quale provvedere.

I SOGGETTI LEGITTIMATI
Si definiscono "legittimate" a presentare una pratica al Registro Imprese tutte quelle persone che, pur non essendo obbligate a provvedere all'adempimento, hanno la facoltà di farlo, eventualmente sostituendosi a chi per legge vi sarebbe tenuto. I meri "legittimati" possono quindi apparire come "firmatario principale" di una pratica, ma non possono essere sanzionati in caso di omissione o ritardo nella presentazione.
I casi di legittimazione senza obbligo sono piuttosto numerosi (di fatto, una gran parte delle pratiche sono presentate da questa categoria di firmatari) e saranno analizzati di seguito nei paragrafi dedicati alle figure del Notaio, del Commercialista (o Professionista Incaricato) e del Procuratore Speciale.

L'INTERMEDIARIO ALLA TRASMISSIONE
La prescrizione di legge che impone di produrre le pratiche in formato elettronico e di trasmetterle per via telematica spesso porta i soggetti obbligati o legittimati a rivolgersi a consulenti o professionisti dotati della necessaria competenza tecnica e dell'idonea strumentazione informatica. Costoro assumono, nell'economia del procedimento, il ruolo di "intermediari alla trasmissione" della pratica.
L'intermediario è pertanto colui che con il suo intervento garantisce la regolarità della formazione della pratica, ed in particolare il rispetto delle norme relative alla produzione, alla sottoscrizione e alla trasmissione dei documenti elettronici. Diversamente da quello del firmatario, quello dell'intermediario è un ruolo che può essere svolto da chiunque abbia la capacità giuridica di agire e sia in possesso della strumentazione informatica necessaria e delle basilari conoscenze tecniche sul funzionamento dei programmi di compilazione delle pratiche e del sistema telematico del Registro Imprese. Non sono necessari nè il possesso di determinati titoli di studio nè l'iscrizione in ordini professionali e neppure una formale attestazione di incarico da parte dell'impresa. Con la Comunicazione Unica, non è più richiesto che l'intermediario alla trasmissione apponga la propria firma digitale sulla pratica.
Occorre prestare attenzione a non confondere il ruolo dell'intermediario con quello del professionista incaricato, di cui si dirà più avanti, e che può solo essere una persona iscritta nella sezione A dell'Ordine dei Dottori Commercialisti. 

LA LEGITTIMAZIONE DEL NOTAIO
Il Notaio è per legge obbligato a richiedere l'iscrizione degli atti costitutivi e modificativi di società di capitali e degli atti costitutivi di società di persone redatti in forma di atto pubblico; inoltre, egli deve depositare gli atti, da lui rogati o autenticati, di cessione di quota di società a responsabilità limitata e di trasferimento di azienda.
Accanto a tali ipotesi, il Notaio è titolare di un generale potere di richiedere al Registro delle Imprese l'esecuzione di formalità pubblicitarie che dipendono dagli atti da lui rogati o autenticati (art. 31 comma 2ter della legge 340/2000). La legittimazione del Notaio va pertanto valutata di caso in caso alla luce di questo principio. La condizione da verificare è che la formalità dipenda dall'atto (non è invece necessario che il Notaio sia stato investito di un esplicito incarico a provvedere, posto che la sua legittimazione trova diretto fondamento nella legge). Si conviene quindi di ritenere "dipendenti" dall'atto tutti gli adempimenti pubblicitari - o, per usare il termine di legge, tutte le formalità - che traggono unica e inevitabile ragione d'essere dalla semplice esistenza dell'atto; in altre parole, quelle che trovano nell'atto stesso condizione necessaria e sufficiente. Si dovrà invece escludere la legittimazione notarile ogni volta che, pur costituendo l'atto del Notaio uno dei presupposti della formalità da eseguire, la maturazione dell'evento da iscrivere avrà bisogno del concorso di ulteriori atti o fatti giuridici (ad esempio, il perfezionamento di ulteriori procedure, o la volontà o il comportamento dei soggetti coinvolti).

Per illustrare l'applicazione della regola così delineata, si considerino i seguenti esempi.
-Iscrizione di atti. Ovviamente, la disposizione consente al Notaio di chiedere l'iscrizione di tutti gli atti da lui rogati o autenticati, e del loro integrale contenuto, anche quando la legge non gliene impone l'obbligo: ad esempio, di essere firmatario principale dell'istanza di iscrizione di un atto modificativo di società di persone. È degna di nota la circostanza che, sulle pratiche così formate, al Conservatore del Registro Imprese compete solo un controllo di mera regolarità formale della documentazione prodotta.
-Nomine e cessazioni. Si ammette che il Notaio possa intervenire, sostituendosi alle persone designate, nella presentazione delle istanze di iscrizione delle nomine e delle cessazioni di cariche di società di capitali disposte con atto notarile, assumendosi però ogni responsabilità in merito all'accertamento della consapevolezza e della piena accettazione dell'incarico da parte delle persone designate. È quindi corretto e addirittura raccomandabile (anche se non richiesto dall'Ufficio) che il Notaio sia formalmente delegato all'esecuzione dell'adempimento, con separata dichiarazione ovvero attraverso l'inserimento nell'atto di apposite clausole.
-Richiesta di cancellazione. Nella procedura ordinaria di chiusura di una società l'atto notarile non è l'ultima fase e la cancellazione è necessariamente richiesta dal liquidatore in un momento cronologicamente (o anche solo giuridicamente) successivo al deposito dell'atto. È però ammissibile che il Notaio richieda la cancellazione della società ogni volta che l'estinzione del rapporto sociale e di tutte le posizioni giuridiche pendenti, ovvero la sottrazione della società all'obbligo di iscrizione, sono conseguenza diretta e necessaria dell'atto portato all'iscrizione. Questo avviene ad esempio nelle ipotesi di scioglimento di società di persone senza messa in liquidazione, di cancellazione per avvenuta incorporazione o scissione, di trasformazione della società in forma giuridica non tenuta all'iscrizione, di trasferimento sede all'estero, ecc.
-Dati anagrafici. In linea generale è ammessa la presentazione da parte del Notaio delle pratiche relative ai dati anagrafici delle persone la cui posizione nel Registro Imprese deve essere iscritta, modificata o cessata sulla base dell'atto notarile portato all'iscrizione.
-Denunce REA. La casistica estremamente vasta delle denunce REA impedisce di stabilire delle regole universalmente valide. È comunque esclusa la legittimazione notarile per ciò che concerne le denunce di inizio di attività e le denunce di apertura, modificazione e chiusura di unità locali posto che in tali casi, oltre alla stipulazione dell'atto, sono determinanti le operazioni di fatto compiute dall'impresa e il rispetto delle normative di settore, circostanze che rimangono estranee alla sfera di attribuzione del Notaio. Naturalmente, rimane la possibilità che il Notaio sia formalmente delegato all'esecuzione dell'adempimento, attraverso l'inserimento nell'atto di apposite clausole ovvero tramite procura speciale (vedi "Presentazione tramite procuratore speciale"). 

LA LEGGITIMAZIONE DEL COMMERCIALISTA (PROFESSIONISTA INCARICATO)
L'art. 31 della legge 340/2000 (commi 2quater e 2quinquies, come introdotti dalla legge 350/2003) ha conferito a dottori commercialisti e a ragionieri e periti commerciali (di seguito anche, per semplicità: Commercialisti) la legittimazione a presentare al Registro Imprese istanze di iscrizione di tutti gli atti societari per la cui redazione la legge non richieda espressamente l'intervento di un notaio, ed in particolare le domande di deposito del bilancio di esercizio (corredato dai relativi allegati) e di iscrizione dell'elenco dei soci.
Il Commercialista può dunque presentare, alle condizioni che si specificherà tra poco, qualsiasi tipo di pratica relativa a società, escluse quelle di competenza notarile. Non può, invece, presentare come "professionista incaricato" nessuna pratica relativa ad una impresa individuale. Per comparire come "firmatario principale" di una pratica di impresa individuale, dovrà presentarsi in qualità di "procuratore speciale".
Detto questo, la legittimazione del Commercialista si fonda su due presupposti:
-che sia regolarmente iscritto nel proprio ordine professionale;
-che abbia ricevuto specifico incarico da parte dei legali rappresentanti della società nel cui interesse opera.
Se queste condizioni sono soddisfatte (e documentate tramite dichiarazione come spiegato nel riquadro sottostante), il Commercialista è legittimato a presentare la domanda di iscrizione; in concreto, egli può intestarsi la distinta di presentazione e sottoscriverla digitalmente. Quanto agli atti da allegare all'istanza, il discorso è più articolato.
Bilancio di esercizio e situazione patrimoniale dei consorzi. Il comma 2quater dell'art. 31 della legge 340/2000 autorizza il Commercialista a sottoscrivere, oltre alla domanda di deposito, anche la copia elettronica del bilancio e dei relativi allegati. In questo caso egli compare come unico firmatario di tutti i documenti che compongono la pratica. Di conseguenza, quando il Commercialista risulta come "il sottoscritto" in qualità di "professionista incaricato" nell'intestazione della distinta, è scorretto, anche se ciò non sarà considerato causa di sospensione o rigetto della domanda, che il bilancio sia firmato digitalmente da un amministratore.
Altri atti non notarili (es. bilancio finale di liquidazione, progetto di fusione e di scissione). Al Commercialista sono aperte tre alternative:
-allegare un atto firmato digitalmente dai soggetti ordinariamente tenuti a sottoscriverlo in originale (es. il liquidatore, un amministratore);
-allegare una copia elettronica del documento cartaceo, attestata conforme da un Notaio o altro soggetto autorizzato a norma dell'art. 23 comma 5 D. Lgs. 82/2005;
Non è richiesta alcuna dichiarazione di conformità agli originali.
Dichiarazioni. In ogni pratica presentata dal commercialista dovrà essere inserita, in un documento elettronico appositamente allegato oppure nel Riquadro Note, una dichiarazione sostitutiva di certificazione e di atto di notorietà, resa dal commercialista stesso, del seguente tenore:
Pratica telematica presentata dal sottoscritto dottore commercialista/ragioniere/perito commerciale iscritto all'Albo della Provincia di ...... al nr...... non sussistendo nei propri confronti provvedimenti disciplinari che ne impediscano l'esercizio della professione, quale incaricato dai legali rappresentanti della società, ai sensi dell'art. 2 comma 54 della legge 24/12/2003 n. 350.
Nei soli casi di deposito del bilancio di esercizio e della situazione patrimoniale dei consorzi, il Commercialista deve anche rendere una attestazione di conformità dei documenti agli originali depositati presso la società. La dicitura deve essere apposta su ognuno dei documenti informatici che compongono la pratica di deposito del bilancio. In tal caso deve avere il seguente tenore:
Il firmatario Dr/Rag XXXX, iscritto nella sezione A dell'Ordine dei Dottori Commercialisti della provincia di XXXX al numero XXXX, dichiara ai sensi dell'art. 31 comma 2quater legge 340/2000 che il presente documento informatico è conforme all'originale depositato presso la società. 

LA PRESENTAZIONE TRAMITE PROCURATORE SPECIALE
La figura del "procuratore speciale" non va confusa con quella dell'intermediario. Quando si avvale di un intermediario, il soggetto obbligato per legge all'adempimento pubblicitario rimane personalmente coinvolto in qualità di "richiedente" o di "denunciante", e l'intermediario stesso - come si è visto - si limita ad apporre una sorta di suggello tecnico - formale alla pratica, del cui contenuto egli non è in nulla responsabile. Invece, quando ricorre ad un "procuratore", il soggetto obbligato delega interamente l'esecuzione dell'adempimento, autorizzando solennemente una terza persona a sostituirlo di fronte al Registro Imprese. E' così che la parte di "firmatario principale" è svolta dal procuratore stesso, che interviene nelle veci del suo mandante. Dal punto di vista della pubblica amministrazione, il procuratore prende in tutto e per tutto il posto del mandante (o dei mandanti).
La caratteristica più importante della "presentazione tramite procuratore" consiste nel fatto che i poteri di quest'ultimo si estendono anche, ove necessario, alla sottoscrizione (digitale) dei documenti allegati alla pratica. In altre parole, il procuratore può firmare digitalmente, in vece del soggetto obbligato, anche i documenti da depositare o da iscrivere.

In particolare si  rimanda a quanto indicato nella Guida Comunca di Novara



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Per informazioni rivolgersi a:

Settore Registro Imprese e Attività Anagrafiche - Registro Imprese

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